שיטות לחישוב ROI עבור תהליכי עבודה במחלקת משאבי אנוש

בקיץ 2007 צלצל שעון מעורר חזק מכל קודמיו, שעון שהעיר את הכלכלות והמערכות הפיננסיות בכל העולם, מתרדמה ארוכת שנים, והחזיר אותן לשפיות זמנית. כמו כל קריאת השכמה, הייתה זו חוויה לא נעימה בלשון המעטה, ובשל עוצמתה, העירה לא רק את אותן מערכות פיננסיות, אלא גם את כל נגזרותיהן - חברות, ארגונים ובתי עסק. שינוס מותניים הפך לצורך מרכזי ומיידי, ומיליוני עובדים ברחבי העולם פוטרו בכדי לאפשר לארגוניהם לצלוח את מחנק האשראי באותה התקופה.

כבר יותר משנתיים חלפו ובחלק מן השווקים ניכרת התאוששות אשר באה לידי ביטוי, בין השאר, בגיוס עובדים חדשים וותיקים, על-ידי חברות אשר שרדו את המשבר.

בתקופת התאוששות וחזרה לפעילות עסקית מלאה כמו זו שאנו נמצאים בה, בוחנות חברות היטב כל השקעה וכל הוצאה, ושואלות עצמן שאלות כגון "מתי תחזיר עצמה ההשקעה?" ו"בתוך כמה חודשים נוכל ליהנות מפירותיה?". למעשה, הביטוי אשר הפך שגור בפיהם של כל מקבלי ההחלטות בארגונים הנו Return On Investment, ובקיצור - ROI.

אנשי משאבי האנוש בחברה, האמונים על גיוס עובדים, טיפוחם ופיתוחם, כבר אינם יכולים להתייחס רק להיבטים ה"רכים" של עבודתם (היבטים כגון איכות המגוייסים ותהליך הגיוס, שיפור תהליכי מישוב העובדים ורמת הטיפול ברווחתם). בכדי להיות שותפים מלאים בצוות הנהלת הארגון, ולהשתתף בשיח מקבלי ההחלטות בצורה שווה לאנשי הכספים, הפיתוח והשיווק, עליהם לחבר את פעילות מחלקת משאבי האנוש למצבה העסקי והכלכלי של החברה. עליהם להיות מסוגלים לדבר בשפה המתאימה לרוח התקופה, ולמדוד את פעילות מחלקתם באותם הכלים בהם נמדדות שאר הפעילויות העסקיות בחברה.

אך האם הדבר כלל אפשרי? האם אכן ניתן להתייחס להשקעה בציוד חדש, בתשתית תקשורת חדשה או במהלך שיווקי מקיף באופן זהה להשקעה בתהליכים העוסקים במשאב האנושי, כגון גיוס עובדים, מתן משובים תקופתיים, ותגמול עובדים? בואו ונראה שכן, הדבר אפשרי בהחלט, ואף בצורה פשוטה וישירה.

ניקח לדוגמה את תהליך גיוס העובדים הקיים בחברה, וננסה לכמת ROI עבור ההשקעה בשיפור התהליך באמצעות ביצוע מיון איכותי יותר של המועמדים לגיוס.

השפעת שיפור תהליך גיוס המועמדים עשויה לבוא לידי ביטוי בשלוש דרכים:

• הקטנת שיעור תחלופת העובדים
• הפחתת עלויות הגיוס
• שיפור איכות המגויסים

ראשית, נכמת את השפעת הקטנת שיעור תחלופת העובדים.

תחלופת העובדים הקיימת בארגונים נובעת משתי סיבות עיקריות - חוסר שביעות רצון מצד המעסיק (פיטורין) או מצד העובד (עזיבת העובד מרצון). אילו פרמטרים עלולים להשפיע במקרה זה? בואו ונניח מספר הנחות, אשר כולן לצורך הדוגמא בלבד, ועל כל ארגון, כמובן, להניח את ההנחות המתאימות לו:

• בארגון שלנו ישנם 90 עובדים.
• אנו מתכננים לגייס השנה 10 עובדים נוספים.
• השיעור השנתי הממוצע של תחלופת העובדים בארגון עומד כיום על 10%. השנה למשל, 9 עובדים עזבו את החברה, הן בשל פיטורין או בשל עזיבה מרצון.
• הזמן הממוצע אשר עובר עד שאנו מצליחים לאייש עמדה פנויה, מרגע שהתפנתה, הנו 4 שבועות.
• עלות השכר השנתית הממוצעת של עובד חדש הנו 235,000 ₪ (כולל עלויות מעביד).
• התפוקה של עובד חדש מוערכת לרוב בכפעמיים שכרו השנתי (470,000 ₪).
• הממוצע השנתי של הוצאות הגיוס הישירות (פרסום בלוחות דרושים בעיתון ובאינטרנט, השתתפות בירידי תעסוקה, שימוש בחברות השמה, קיום ימי זרקור וכו') הנו 35,000 ₪.
• הנחה אחרונה - אנו מעוניינים להפחית ב-20% את שיעור תחלופת העובדים. דייהנו, להגיע לשיעור שנתי של 8%.

וכעת לחישוב עצמו:

המשמעות - אם אכן נצליח להפחית את שיעור תחלופת העובדים ב - 20%, ולמנוע עזיבת 2 עובדים בשנה, הצלחתנו לחסוך לארגון כ-80 אלף ₪. בחישוב זה איננו לוקחים בחשבון הוצאות נוספות כגון זמן ראיונות מועמדים, שכר מגייסות וכו'. התייחסות להוצאות אלו אף מעלה את היקף החסכון מהקטנת שיעור תחלופת העובדים.

באופן דומה נוכל לחשב את החסכון בגין הפחתת עלויות הגיוס, כתוצאה ממיון איכותי יותר של מועמדים:

במרבית הארגונים, חלק ניכר מתהליך הגיוס הנו ביצוע ראיונות אישיים ומקצועיים. הריאיונות מבוצעים הן ע"י אנשי הגיוס ומשאבי האנוש, והן ע"י אנשי המקצוע בחברה - מנהלי צוותים, מנהלי פרויקטים, שותפים והנהלת החברה. הזמן המוקדש לביצוע ריאיונות אלו שווה, כמובן, כסף. תהליך סינון ראשוני יעיל, המנפה מועמדים אשר אינם מתאימים עוד בטרם יגיעו לשלב הריאיונות, יחסוך לארגון זמן וכסף רב. דוגמה לסינון מסוג זה הנה ביצוע מבחנים קוגניטיביים לכלל המועמדים לגיוס לתפקיד המחייב יכולות אנליטיות גבוהות ומסוגלות לפתרון בעיות מורכבות. מתוך מועמדים אלו, ניתן לזמן לשלב הריאיונות רק את 15% בעלי הציונים הטובים ביותר במבחן, למשל. אלו הם החריפים ביותר מבין המועמדים, אשר מתאימים יותר לצרכי התפקיד.

בואו נראה איך ניתן לחשב חסכון כספי זה:

• כפי שציינו, אנו מתכננים לגייס השנה 10 עובדים נוספים.
• עפ"י הסטטיסטיקה הידועה לנו, עבור כל משרה אצלנו אנו מראיינים 5 מועמדים (יחס מועמדים: משרה 1:5)
• הזמן הממוצע המושקע בכל מועמד הנו 6 שעות (כולל ריאיונות, מעבר על קורות חיים, בדיקת ממליצים, בדיקת בחינות פנימיות ועוד)
• עלות שכר מעביד ממוצעת לשעה לעובד השותף בתהליך הגיוס הנה 400 ₪
• עלות מבחן כחלק מתהליך הסינון הראשוני החדש הנו 150 ₪
• שיעור המועמדים אשר אינם עוברים את שלב הריאונות הנו 60%
• הנחה אחרונה - הסינון הראשוני באמצעות מבחני המיון יצליח לזהות מראש 50% מבין אלו שאינם עתידים לעבור את שלב הריאיונות

ושוב נחשב:

המשמעות - אם אכן ניישם תהליך סינון ראשוני יעיל, גם אם יעלה לנו אלפי שקלים (7,500 במקרה זה), נוכל להשיג תשואה טובה על השקעה זו וחסכון רב (במקרה שלנו ROI=380%, חסכון של 28,500 ₪).

באופן דומה ניתן לחשב את ההשפעה על שיפור איכות המגוייסים, אך זאת נשאיר לכם כתרגיל :)

הראינו כי כימות וחישוב התועלות המתקבלות משיפור תהליכי הגיוס הנו אפשרי. ניתן כמובן, לבצע חישובים אלו בכמה דרכים שונות, אשר כולן יצביעו, ברמת דיוק כזו או אחרת, על היקף החסכון שלנו כתוצאה מייעול התהליכים.

הדבר נכון, כמובן, גם לתהליכים נוספים במחלקת משאבי האנוש. לכן רצוי וכדאי להשתמש בכלים דומים לאלו על מנת לבחון תהליכים קיימים במחלקה, להעריך ייתכנות וכדאיות שיפורם הן באופן מוחלט והן באופן יחסי למול אלטרנטיבות, ולאמוד את משמעויות ההתייעלות בחלק מהם.

לסיכום, שימוש בשיטות חישוב כאלו ומעבר לעבודה ולשיחה במונחי החזר השקעה, עשויות לסייע בהצדקת אישורי גיוסים, השקעה בשימור וטיפוח עובדים, כמו גם בהצדקת שאר פעילויות מחלקת משאבי האנוש בארגונכם. זאת בנוסף לסיוע בשיפור מעמדם של מנהלי ומנהלות משאבי אנוש בקרב יתר חברי ההנהלה.

הכותב, יואב שרון, הנו מנכ"ל חברת Evaluate, המספקת מבחנים התנהגותיים, אישיותיים וכן מבחני כישורים, המשתמשים ככלי תומך החלטה בתהליכי גיוס והערכת עובדים. המבחנים ניתנים במספר שפות, ומועברים באמצעות האינטרנט. אתר החברה www.evaluate-hr.com